Een medewerker meldt zich ziek. Wat doe je als leidinggevende, wat mag je vragen en wat leg je vast? Verzuimbegeleiding gaat over meer dan de ziekmelding zelf: het begint al lang daarvoor en loopt door tot na de terugkeer. Tegelijk gelden er strikte privacyregels. In dit artikel zetten we de belangrijkste punten op een rij.
Het verzuimproces in vier fasen
Verzuim is geen los moment, maar een proces. Er zijn vier fasen waarin je als werkgever invloed kunt uitoefenen, en elke fase vraagt om een andere aanpak.
Fase 1: ver voor het verzuim
Preventie begint met duidelijkheid. Maak als organisatie afspraken over wat jullie normaal en professioneel gedrag vinden, en wat jullie van elkaar verwachten rond inzetbaarheid.
Bespreek de verwachtingen met het hele team, niet pas wanneer iemand uitvalt.
Leg vast dat medewerkers zelf het initiatief nemen om aan te geven welke taken zij bij verzuim nog kunnen doen. Niet iedereen weet dat dit van hen wordt verwacht.
Zorg dat iedereen weet hoe een verzuimmelding verloopt.
Fase 2: vlak voor het verzuim
Soms zie je aankomen dat iemand dreigt uit te vallen. Dit is het moment voor een gesprek.
De medewerker heeft in eerste instantie zelf de regie: die kaart het aan en komt met voorstellen.
Merk je als leidinggevende zelf signalen op, dan mag je het gesprek ook starten. Benoem het gedrag dat je ziet en je zorg daarover.
Kijk samen of er (tijdelijke) oplossingen zijn die verzuim kunnen voorkomen.
De beslissing om alsnog geheel of gedeeltelijk te verzuimen blijft bij de medewerker.
Fase 3: tijdens het verzuim
Het doel is dat de medewerker betrokken blijft bij het werk en zo snel mogelijk weer aan de slag gaat, in welke vorm dan ook.
De medewerker onderhoudt het contact met de leidinggevende en neemt waar mogelijk zelf initiatief voor de re-integratie.
De leidinggevende faciliteert en ondersteunt.
Werkhervatting hoeft niet direct volledig en in de eigen functie te zijn, maar dat blijft wel het einddoel.
Ga niet in discussie over beperkingen of over taken die de medewerker nog denkt te kunnen doen. Kom je er samen niet uit, vraag dan advies aan de bedrijfsarts, bij voorkeur met een gezamenlijke adviesvraag.
Fase 4: na het verzuim
Na terugkeer is het zinvol om terug te blikken.
Wat heeft gewerkt en wat niet?
Zijn de afspraken uit fase 1 nagekomen, door beide partijen?
Hoe verloopt de terugkeer, zeker na een langere afwezigheid?
Hoe kan verzuim in de toekomst worden voorkomen?
Privacy: wat mag je vragen en vastleggen?
Bij verzuim worden gegevens uitgewisseld tussen medewerker, leidinggevende en bedrijfsarts, en later mogelijk met het UWV of een re-integratiebedrijf. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft hiervoor regels opgesteld. Het uitgangspunt: de leidinggevende vraagt niet naar medische klachten en interpreteert deze ook niet zelf.
Dit mag je bij een ziekmelding vragen en vastleggen:
Telefoonnummer en (verpleeg)adres
E-mailadres
De vermoedelijke duur van het verzuim
Lopende afspraken en werkzaamheden
Of de medewerker onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt (niet welke)
Of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval
Of er sprake is van een verkeersongeval met een mogelijk aansprakelijke derde
Dit mag je niet:
Vragen naar de klacht, de aandoening of de oorzaak van het verzuim
Vragen of de klacht met het werk te maken heeft
Vragen naar functionele beperkingen, zoals staan, zitten of bukken
Medische informatie vastleggen, ook niet als de medewerker die vrijwillig deelt en er geen bezwaar tegen heeft
Vertelt een medewerker uit zichzelf wat er aan de hand is? Dan mag je luisteren, maar je noteert het niet in het dossier. Informatie over beperkingen en mogelijkheden hoort alleen in het re-integratiedossier als die van de bedrijfsarts afkomstig is.
Wat wel mag: vragen of de medewerker hulp of voorzieningen nodig heeft om het werk te kunnen doen. Geeft de medewerker op eigen initiatief aan welke taken wel of niet lukken, dan mag je dat vastleggen.
De rol van de bedrijfsarts en loonwaarde
De bedrijfsarts is de enige die de belastbaarheid van een medewerker mag beoordelen. Dat geldt dus niet voor de leidinggevende, en ook niet voor andere betrokkenen bij het verzuim.
In de eerste zes weken mogen werkgever en medewerker samen afspraken maken over werkzaamheden, mits de medewerker dit vrijwillig aangeeft.
In week zes wordt de bedrijfsarts in ieder geval betrokken voor de probleemanalyse, zoals de Wet verbetering poortwachter voorschrijft.
De werkgever mag zelf een loonwaarde toekennen aan een medewerker die het werk gedeeltelijk hervat. De AP beschouwt loonwaarde als een economisch gegeven: een maat voor arbeidsproductiviteit, geen gezondheidsgegeven.
Goed om te weten: het toezicht van de AP richt zich vooral op wat er wordt vastgelegd. Een zorgvuldig verzuimprotocol, goed beveiligde systemen en verantwoorde dossiervorming beperken het risico op overtredingen.
Het verzuimgesprek: vier soorten vragen
De vragen bij een ziekmelding en in vervolggesprekken vallen in vier categorieën.
CategorieDoelVoorbeeldvragenRelatieDe klacht erkennen en de relatie goed houdenHoe gaat het met je?ZakelijkGevolgen voor het werk besprekenWat staat er in je agenda? Wie moet er geïnformeerd worden? Welke zaken kunnen worden overgenomen? Kan ik ondersteuning bieden?VervolgstappenAfspraken over contactmomentenWanneer spreken we elkaar weer?RegistratieVastleggen wat is afgesprokenOp welk nummer en adres ben je bereikbaar?
Na het advies van de bedrijfsarts kun je vragen welke werkzaamheden volgens de medewerker passen bij de vastgestelde mogelijkheden.
Een belangrijk principe is het loskoppelen van ziekte en verzuim. Verleg de focus van de klacht naar het werk. De vraag "Hoe lang gaat het duren?" gaat over de klacht. De vraag "Wanneer denk je er weer te zijn?" gaat over het verzuim.
"Open vragen stellen is de basis van de dialoog." — uit het trainingsmateriaal over verzuimbegeleiding
Frequent verzuim
Bij drie verzuimmeldingen in twaalf maanden volgt vaak een frequent verzuimgesprek.
Voer het gesprek vanuit zorg. De medewerker moet niet het gevoel krijgen op het matje te worden geroepen.
Het onderwerp is het opvallende verzuimpatroon, niet de klachten zelf.
Vraag hoe de medewerker denkt dat verzuim in de toekomst kan worden voorkomen.
Praktische tips
Blijf zakelijk, ook als er irritatie ontstaat.
Maak concrete afspraken en leg ze vast.
Registreer het verzuim correct.
Noteer wat opvalt, maar laat alles weg wat niet relevant is of de persoonlijke levenssfeer raakt.
Vermoed je een verband met het werk? Vraag dan, liefst in overleg met de medewerker, advies aan de bedrijfsarts.
Een medewerker die zelf vermoedt dat het werk de oorzaak is, kan dit melden bij de bedrijfsarts of de preventiemedewerker. Neem deze route op in het verzuimbeleid.
Samengevat
Goede verzuimbegeleiding draait om heldere afspraken vooraf, een open gesprek zonder dwang of drang en zorgvuldigheid met persoonsgegevens. Richt je op het werk en de terugkeer, en laat het medische oordeel over aan de bedrijfsarts.
Dit artikel is informatief bedoeld en vervangt geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel je arbodienst, de bedrijfsarts of de actuele richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.
